Подобрать персонал Позвонить в офис

Отчет по подбору персонала: принципы составления, образцы и шаблоны

Составлять отчеты по работе – дело нудное, и многим специалистам оно кажется бесполезной тратой времени. Возможно, в каких-то сферах так оно и есть, но только не в рекрутинге. Подбор персонала, как и любая деятельность, связанная с человеческим фактором, требует жесточайшего планирования и контроля. Хаос, бессистемность, отсутствие аналитики в этом деле недопустимы, и ни одно успешное рекрутинговое агентство не обходится без выстроенной системы отчетности. HR-Profi расскажет о главных принципах систематизации информации и поделится полезными шаблонами.

Обычно рекрутер способен вести сразу несколько вакансий. Загрузка приличная, объем работы впечатляет – и попробуй тут удержи в голове количество просмотренных по каждому заказу резюме, число звонков и проведенных интервью! А ведь эта информация ценна, причем не только для данного специалиста – она может понадобиться и клиенту для контроля выполнения заказа, и руководителю кадрового агентства для оценки эффективности своих сотрудников. В общем, без систематизации данных не обойтись, а для облегчения рутины разрабатываются программное обеспечение, excel-таблицы и образцы отчета.

Отчетность в рекрутинге – формы и виды

На самом деле строгих критериев по составлению отчета в кадровом деле не существует. Каждое рекрутинговое агентство обычно разрабатывает собственные шаблоны для внесения информации. Но, по сути, все образцы отчета в подборе персонала можно распределить по основным группам, в зависимости от целей. А они могут быть следующими:

  1. Узнать, сколько собеседований провел рекрутер за определенный период времени по одной из вакансий или по всем заказам, находящимся в работе.
    В подобных отчетах специалист по подбору обычно указывает количество назначенных интервью, количество кандидатов, пришедших на встречу, число финалистов, направленных работодателю. Такая отчетность наглядно показывает проделанную специалистом работу, а также демонстрирует воронку соискателей – потери, которые происходят на каждом этапе. Допустим, рекрутер пригласил на собеседование 20 человек, а на встречу пришли лишь 15. «Потеряшки» составили 20%. Если для конкретной вакансии это большой процент, рекрутер может проанализировать причины потерь и скорректировать свою работу – например, напоминать о собеседовании дополнительным СМС или звонком.
  2. Понять эффективность объявлений о вакансиях.
    В этом случае важно зафиксировать количество звонков по вакансиям (входящие и исходящие), количество писем и обращений в любых других формах. Если отклик от соискателей невысокий, есть смысл поменять текст объявления или площадку для его размещения, а затем составить новый отчет и сравнить с прежними показателями. Такой анализ позволит отслеживать динамику – стало ли лучше после изменений и насколько.
  3. Определить эффективность каналов поиска соискателей.
    Рекрутер использует разные каналы привлечения кандидатов, и данная форма отчетности позволяет понять, какой из этих каналов работает лучше. Для этого в отчетной форме в одной графе указывается источник соискателей, в другой – число кандидатов, привлеченных с помощью этого источника. Последующий анализ позволяет вычислить, на какие ресурсы (работные сайты, объявления в газетах и пр.) стоить тратить время и деньги, а какие методы бесполезны.
  4. Определить скорость работы специалиста по подбору
    В таком отчете важно фиксировать время: прописывается дата поступления вакансии в разработку, дата завершения первого этапа по отсмотру резюме, длительность периода собеседований и отбора финалистов. Высчитывается, за какое количество времени рекрутеру удалось подобрать нужного сотрудника и какова у него скорость закрытия вакансии.
  5. Оптимизировать финансовые траты на подбор
    Здесь прописывается бюджет на рекламу вакансий в различных источниках, расходы на пополнение базы резюме, оплата доступа к специфическим ресурсам для рекрутеров и т.п. Если финансовый отчет объединить, например, с отчетом эффективности площадок для рекламы вакансии, можно понять, на какие ресурсы выгоднее сделать акцент, а от каких отказаться вовсе.

Целей и задач у отчетов в рекрутинге может быть гораздо больше. Каждое кадровое агентство и каждый рекрутер в отдельности отслеживают разные критерии – в зависимости от того, что им необходимо проанализировать в своей работе.

Автоматизация отчетности

Самые удобные варианты – это, конечно, автоматизированные сервисы. Таких систем для рекрутерской деятельности разработано превеликое множество, остановимся на самых основных.

Подобные системы – первые помощники рекрутера, они заменяют ему органайзер-планировщик и помогают выстраивать отношения с заказчиком и руководителем на языке цифр и объективных данных, предоставляя им результаты проделанной работы.

Аналитика вручную – популярные шаблоны

Главное преимущество автоматизации – скорость и снижение риска ошибок при подсчетах. Однако при этом никто не отменял составления отчетов «вручную», с помощью старого-доброго Excel. Вносить данные «руками», конечно, не так удобно и быстро, как если бы это делала программа. Но в помощь рекрутерам есть стандартизированных образцов по отчетам, так что этот процесс не займет много времени. Можно заранее составить несколько универсальных шаблонов и заполнять их по мере необходимости.

Как вариант – образец-шаблон для анализа проведенных собеседований:

Пример образца-шаблона для анализа проведенных собеседований

В этой форме указываются положительные и отрицательные черты кандидатов, что позволяет в последующем быстро вспомнить соискателя и итоги встречи с ним.

В некоторых случаях используются более лаконичные отчеты по проектам – они дают аналитику лишь по нескольким критериям, без перегрузки лишними данными. Например:

Пример лаконичных отчетов по проектам

Но для полноценного анализа все же требуются куда более расширенные отчетные формы, которые показывают:

Пример:

Пример расширенной отчетной формы

Подобные формы желательно заполнять ежедневно. Отметим, такой отчет полезен, в первую очередь, для самого сотрудника, так как открывает огромные возможности для самоанализа и самоорганизации. Руководителям подобная аналитика необходима для организации грамотного контроля за работой рекрутеров, своевременного выявления проблем по тому или иному заказу и оказания помощи и консультирования своих специалистов.

Как видим, формы отчета в рекрутинге, будь они ручные или автоматизированные, - это не пустая бюрократия, а инструмент полноценной аналитики. С помощью такой систематизации данных можно ускорить процесс подбора сотрудников, а иногда даже значительно сократить расходы. Это также способ продуктивного диалога рекрутера с заказчиком: отчет в цифрах дает возможность продемонстрировать свою работу, аргументировать необходимость тех или иных изменений по профилю вакансии и спрогнозировать дальнейшее развитие событий по комплектации штата.


(/0)
Rated /5 based on 0 customer reviews

Отзывы (0)

У данного товара пока нет отзывов

Оставьте свой отзыв!

Написать отзыв

Написать отзыв

Оценка (Выберите то количество звёзд, которое отражает ваше общее удовлетворение товаром.)

Ваш отзыв:

Введено символов: 0 / 100

Вы бы порекомендовали этот товар другу?

Да
Нет
Выберите изображения

Ссылка на видео (Youtube или Vimeo)

Сортировать по:

Самые новые
  • Самые новые
  • Последние
  • Высокий рейтинг
  • Низкий рейтинг
  • Самые полезные

С фото (0)

Фильтр

Общий рейтинг (0)
  • Общий рейтинг (0)
  • (0)
  • (0)
  • (0)
  • (0)
  • (0)

Ничего не найдено

Написать

Вы уже оставляли отзыв к этому товару

Ничего не найдено

Ответить

Вы уже писали комментарий к этому товару

Задать вопрос

Ваш вопрос

Введено символов: 0 / 200

Ничего не найдено

Нужны эффективные сотрудники? Звоните
Закажите звонок
Спасибо за вашу заявку
наш специалист свяжется с вами
в ближайшее время!
КАДРОВОЕ АГЕНТСТВО HR-PROFI
приветствует вас
Выберите
Я — работодатель
Мне нужен персонал
Я — соискатель
Ищу хорошую работу