Отчет по подбору персонала: принципы составления, образцы и шаблоны

Составлять отчеты по работе – дело нудное, и многим специалистам оно кажется бесполезной тратой времени. Возможно, в каких-то сферах так оно и есть, но только не в рекрутинге. Подбор персонала, как и любая деятельность, связанная с человеческим фактором, требует жесточайшего планирования и контроля. Хаос, бессистемность, отсутствие аналитики в этом деле недопустимы, и ни одно успешное рекрутинговое агентство не обходится без выстроенной системы отчетности. HR-Profi расскажет о главных принципах систематизации информации и поделится полезными шаблонами.

Обычно рекрутер способен вести сразу несколько вакансий. Загрузка приличная, объем работы впечатляет – и попробуй тут удержи в голове количество просмотренных по каждому заказу резюме, число звонков и проведенных интервью! А ведь эта информация ценна, причем не только для данного специалиста – она может понадобиться и клиенту для контроля выполнения заказа, и руководителю кадрового агентства для оценки эффективности своих сотрудников. В общем, без систематизации данных не обойтись, а для облегчения рутины разрабатываются программное обеспечение, excel-таблицы и образцы отчета.

Отчетность в рекрутинге – формы и виды

На самом деле строгих критериев по составлению отчета в кадровом деле не существует. Каждое рекрутинговое агентство обычно разрабатывает собственные шаблоны для внесения информации. Но, по сути, все образцы отчета в подборе персонала можно распределить по основным группам, в зависимости от целей. А они могут быть следующими:

1. Узнать, сколько собеседований провел рекрутер за определенный период времени по одной из вакансий или по всем заказам, находящимся в работе.
   В подобных отчетах специалист по подбору обычно указывает количество назначенных интервью, количество кандидатов, пришедших на встречу, число финалистов, направленных работодателю. Такая отчетность наглядно показывает проделанную специалистом работу, а также демонстрирует воронку соискателей – потери, которые происходят на каждом этапе. Допустим, рекрутер пригласил на собеседование 20 человек, а на встречу пришли лишь 15. «Потеряшки» составили 20%. Если для конкретной вакансии это большой процент, рекрутер может проанализировать причины потерь и скорректировать свою работу – например, напоминать о собеседовании дополнительным СМС или звонком.
2. Понять эффективность объявлений о вакансиях.
   В этом случае важно зафиксировать количество звонков по вакансиям (входящие и исходящие), количество писем и обращений в любых других формах. Если отклик от соискателей невысокий, есть смысл поменять текст объявления или площадку для его размещения, а затем составить новый отчет и сравнить с прежними показателями. Такой анализ позволит отслеживать динамику – стало ли лучше после изменений и насколько.
3. Определить эффективность каналов поиска соискателей.
   Рекрутер использует разные каналы привлечения кандидатов, и данная форма отчетности позволяет понять, какой из этих каналов работает лучше. Для этого в отчетной форме в одной графе указывается источник соискателей, в другой – число кандидатов, привлеченных с помощью этого источника. Последующий анализ позволяет вычислить, на какие ресурсы (работные сайты, объявления в газетах и пр.) стоить тратить время и деньги, а какие методы бесполезны.
4. Определить скорость работы специалиста по подбору
   В таком отчете важно фиксировать время: прописывается дата поступления вакансии в разработку, дата завершения первого этапа по отсмотру резюме, длительность периода собеседований и отбора финалистов. Высчитывается, за какое количество времени рекрутеру удалось подобрать нужного сотрудника и какова у него скорость закрытия вакансии.
5. Оптимизировать финансовые траты на подбор
   Здесь прописывается бюджет на рекламу вакансий в различных источниках, расходы на пополнение базы резюме, оплата доступа к специфическим ресурсам для рекрутеров и т.п. Если финансовый отчет объединить, например, с отчетом эффективности площадок для рекламы вакансии, можно понять, на какие ресурсы выгоднее сделать акцент, а от каких отказаться вовсе.

Целей и задач у отчетов в рекрутинге может быть гораздо больше. Каждое кадровое агентство и каждый рекрутер в отдельности отслеживают разные критерии – в зависимости от того, что им необходимо проанализировать в своей работе.

Автоматизация отчетности

Самые удобные варианты – это, конечно, автоматизированные сервисы. Таких систем для рекрутерской деятельности разработано превеликое множество, остановимся на самых основных.

• Experium – инструмент полноценной автоматизации рекрутингового процесса. С помощью этого сервиса можно размещать объявления о вакансиях на выбранных площадках, в том числе и в соцсетях, систематизировать резюме кандидатов, управлять email- и sms-рассылками.
• Potok – коньком этой системы является удобная работа с базой данных. Она собирает резюме соискателей, выдает полную историю взаимодействия с ними, а также интегрируется с работными порталами и соцсетями. Potok способен выдавать актуальные отчеты по эффективности объявлений, по количеству откликов соискателей, по числу проведенных собеседований, скорости закрытия вакансии и др. По словам разработчиков, они близки к тому, чтобы научить систему анализировать поведение интересных рекрутеру специалистов в соцсетях и сигнализировать, когда они начнут подыскивать новое место работы.
• E-Staff Рекрутер – сервис, который автоматизирует основные рутинные процессы подбора персонала. Система ведет учет заказчиков, выдает всю информацию по заказам, находящимся в работе, умеет сама размещать объявления о вакансиях на нужных ресурсах, интегрирует базу резюме с email-почтой, работными сайтами и рабочими папками рекрутеров. С помощью E-Staff можно узнать, когда обновили тексты вакансий, какой был отклик от соискателей, сколько было собеседований, какие кандидаты стали финалистами и как они продержались на испытательном сроке. Отслеживая всю эту цепочку действий, можно понять, нужно ли скорректировать действия рекрутера и как поднять эффективность подбора.
• Хантфлоу – удобный сервис для автоматизации подбора персонала. Может быть установлен как приложение для телефона: при звонке будет выдавать основную информацию о соискателе. Настраивает работу с почтой, сортируя переписку с кандидатами, ведет календарь встреч, интегрирует базы резюме с почтой и документами рекрутера, устраняя все дубли, ведет всю основную аналитическую отчетность.

Подобные системы – первые помощники рекрутера, они заменяют ему органайзер-планировщик и помогают выстраивать отношения с заказчиком и руководителем на языке цифр и объективных данных, предоставляя им результаты проделанной работы.

Аналитика вручную – популярные шаблоны

Главное преимущество автоматизации – скорость и снижение риска ошибок при подсчетах. Однако при этом никто не отменял составления отчетов «вручную», с помощью старого-доброго Excel. Вносить данные «руками», конечно, не так удобно и быстро, как если бы это делала программа. Но в помощь рекрутерам есть стандартизированных образцов по отчетам, так что этот процесс не займет много времени. Можно заранее составить несколько универсальных шаблонов и заполнять их по мере необходимости.

Как вариант – образец-шаблон для анализа проведенных собеседований:

В этой форме указываются положительные и отрицательные черты кандидатов, что позволяет в последующем быстро вспомнить соискателя и итоги встречи с ним.

В некоторых случаях используются более лаконичные отчеты по проектам – они дают аналитику лишь по нескольким критериям, без перегрузки лишними данными. Например:

Но для полноценного анализа все же требуются куда более расширенные отчетные формы, которые показывают:

• число вакансий в работе рекрутера;
• площадки размещения объявления и частоту рекламных показов;
• количество звонков по каждой вакансии;
• количество резюме, присланных самими соискателями;
• число резюме, отобранных рекрутером;
• количество приглашений по почте или телефону;
• сколько кандидатов пришло на встречу;
• количество собеседований по каждому дню;
• число финалистов;
• количество успешно трудоустроенных сотрудников.

Пример:

Подобные формы желательно заполнять ежедневно. Отметим, такой отчет полезен, в первую очередь, для самого сотрудника, так как открывает огромные возможности для самоанализа и самоорганизации. Руководителям подобная аналитика необходима для организации грамотного контроля за работой рекрутеров, своевременного выявления проблем по тому или иному заказу и оказания помощи и консультирования своих специалистов.

Как видим, формы отчета в рекрутинге, будь они ручные или автоматизированные, - это не пустая бюрократия, а инструмент полноценной аналитики. С помощью такой систематизации данных можно ускорить процесс подбора сотрудников, а иногда даже значительно сократить расходы. Это также способ продуктивного диалога рекрутера с заказчиком: отчет в цифрах дает возможность продемонстрировать свою работу, аргументировать необходимость тех или иных изменений по профилю вакансии и спрогнозировать дальнейшее развитие событий по комплектации штата.

a:39:{s:16:"ADD_REVIEW_PLACE";s:1:"1";s:17:"BUTTON_BACKGROUND";s:7:"#dbbfb9";s:10:"CACHE_TIME";s:8:"36000000";s:10:"CACHE_TYPE";s:1:"A";s:26:"COMMENTS_TEXTBOX_MAXLENGTH";s:3:"200";s:18:"COMPONENT_TEMPLATE";s:9:"bootstrap";s:11:"DATE_FORMAT";s:5:"d.m.Y";s:21:"DEFAULT_RATING_ACTIVE";s:1:"3";s:12:"FIRST_ACTIVE";s:1:"1";s:10:"ID_ELEMENT";s:5:"55941";s:11:"INIT_JQUERY";s:1:"N";s:10:"MAX_RATING";s:1:"5";s:12:"NOTICE_EMAIL";s:0:"";s:13:"PRIMARY_COLOR";s:7:"#a76e6e";s:27:"QUESTIONS_TEXTBOX_MAXLENGTH";s:3:"200";s:25:"REVIEWS_TEXTBOX_MAXLENGTH";s:3:"200";s:13:"SHOW_COMMENTS";s:1:"Y";s:14:"SHOW_QUESTIONS";s:1:"Y";s:12:"SHOW_REVIEWS";s:1:"Y";s:17:"~ADD_REVIEW_PLACE";s:1:"1";s:18:"~BUTTON_BACKGROUND";s:7:"#dbbfb9";s:11:"~CACHE_TIME";s:8:"36000000";s:11:"~CACHE_TYPE";s:1:"A";s:27:"~COMMENTS_TEXTBOX_MAXLENGTH";s:3:"200";s:19:"~COMPONENT_TEMPLATE";s:9:"bootstrap";s:12:"~DATE_FORMAT";s:5:"d.m.Y";s:22:"~DEFAULT_RATING_ACTIVE";s:1:"3";s:13:"~FIRST_ACTIVE";s:1:"1";s:11:"~ID_ELEMENT";s:5:"55941";s:12:"~INIT_JQUERY";s:1:"N";s:11:"~MAX_RATING";s:1:"5";s:13:"~NOTICE_EMAIL";s:0:"";s:14:"~PRIMARY_COLOR";s:7:"#a76e6e";s:28:"~QUESTIONS_TEXTBOX_MAXLENGTH";s:3:"200";s:26:"~REVIEWS_TEXTBOX_MAXLENGTH";s:3:"200";s:14:"~SHOW_COMMENTS";s:1:"Y";s:15:"~SHOW_QUESTIONS";s:1:"Y";s:13:"~SHOW_REVIEWS";s:1:"Y";s:8:"TEMPLATE";s:9:"bootstrap";}