Делопроизводитель

Номер профстандарта: 07.002

Образец должностной инструкции составлен с учетом профстандарта:

Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией

Скачать PDF

1. Общие положения

1.1. Делопроизводитель относится к категории специалистов.

1.2. На должность делопроизводителя принимается лицо, имеющее:

1. среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена, дополнительное профессиональное образование по специальным программам;

1.3. Делопроизводитель должен знать:

1. структуру организации, руководство структурных подразделений;
2. современные информационные технологии работы с документами;
3. порядок работы с документами;
4. схемы документооборота;
5. правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
6. правила организации и формы контроля исполнения документов в организации;
7. типовые сроки исполнения документов;
8. принципы работы со сроковой картотекой;
9. назначение и технология текущего и предупредительного контроля;
10. правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;
11. правила документационного обеспечения деятельности организации;
12. виды документов, их назначение;
13. требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами;
14. правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов;
15. правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации;
16. системы электронного документооборота;
17. правила и сроки отправки исходящих документов;
18. требования охраны труда;
19. нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления;
20. виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления;
21. правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией;
22. порядок формирования и оформления дел, специфика формирования отдельных категорий дел;
23. правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа;
24. правила выдачи и использования документов из сформированных дел;
25. критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них;
26. порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов;
27. порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии;
28. правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии;
29. правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению;
30. правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного сроков хранения;
31. правила составления описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами;
32. правила передачи дел в архив организации;
33. ……… (другие документы, материалы и т.д.)

1.4. Делопроизводитель должен уметь:

1. работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации;
2. пользоваться базами данных, в том числе удаленными;
3. пользоваться справочно-правовыми системами;
4. пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации;
5. применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности;
6. организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства;
7. осуществлять методическое руководство делопроизводством в организации, контролировать правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив;
8. разрабатывать номенклатуру дел структурного подразделения;
9. использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел;
10. организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации;
11. правильно и своевременно формировать документы в дела с учетом их специфики;
12. систематизировать документы внутри дела;
13. обеспечивать сохранность и защиту документов организации;
14. пользоваться перечнями документов и анализировать фактическое содержание имеющихся в деле документов при определении сроков их хранения;
15. оформлять документы экспертной комиссии;
16. оформлять обложки дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов;
17. производить хронологически-структурную систематизацию дел;
18. осуществлять техническую обработку и полное оформление дел постоянного и временного сроков хранения;
19. составлять опись дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами;
20. ……… (другие навыки и умения)

1.5. Делопроизводитель в своей деятельности руководствуется:

1. ……… (наименование учредительного документа)
2. Положением о ……… (наименование структурного подразделения)
3. настоящей должностной инструкцией;
4. ……… (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые функции по должности)

1.6. Делопроизводитель подчиняется непосредственно ……… (наименование должности руководителя)

1.7. ……… (другие общие положения)

2. Трудовые функции

2.1. Документационное обеспечение деятельности организации:

1. организация работы с документами;
2. организация текущего хранения документов;
3. организация обработки дел для последующего хранения.

2.2. ……… (другие функции)

3. Должностные обязанности

3.1. Делопроизводитель исполняет следующие обязанности:

3.1.1. В рамках трудовой функции организация работы с документами:

1. осуществляет прием и первичную обработку входящих документов;
2. осуществляет предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и не регистрируемые;
3. осуществляет подготовку входящих документов для рассмотрения руководителем;
4. производит регистрацию входящих документов;
5. осуществляет организацию доставки документов исполнителям;
6. выполняет ведение базы данных документов организации;
7. выполняет ведение информационно-справочной работы;
8. производит обработку и отправку исходящих документов;
9. организацию работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;
10. осуществляет контроль исполнения документов в организации;

3.1.2. В рамках трудовой функции организация текущего хранения документов:

1. осуществляет разработку номенклатуры дел организации;
2. проводит проверку правильности оформления документов и производит отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения;
3. осуществляет формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения;
4. производит формирование дел;
5. выполняет контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела;

3.1.3. В рамках трудовой функции организация обработки дел для последующего хранения:

1. проводит проверку сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
2. составляет внутреннюю опись дел для особо ценных документов;
3. производит оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения;
4. производит оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения;
5. составляет опись дел постоянного, долговременного сроков хранения;
6. осуществляет передачу дел в архив организации;

3.1.4. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.

3.1.5. ……… (другие обязанности)

3.2. ……… (другие положения о должностных обязанностях)

4. Права

Делопроизводитель имеет право:

4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.

4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.

4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.

4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.

4.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.

4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

4.7. ……… (другие права)

5. Ответственность

5.1. Делопроизводитель привлекается к ответственности:

• за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
• за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей трудовой деятельности, - в порядке, установленном действующим административным и уголовным законодательством Российской Федерации;
• за причинение ущерба организации - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. ……… (другие положения об ответственности)

6. Заключительные положения

6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Профессионального стандарта "Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией", утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 6 мая 2015 г. N 276н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации)

6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).

Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции(в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)

6.3. ……… (другие заключительные положения).