Профессиональный секретарь или офис-менеджер играет очень важную роль в компании. Часто от скорости и навыков работы помощника руководителя или секретаря зависит принятие важных решений и быстрота, тех или иных бизнес процессов.
Секретарские должности часто воспринимаются как старт карьеры. Студенты и выпускники вузов выбирают эту позицию, надеясь начать служебный рост в престижной компании. Опытные сотрудники больше склонны развиваться в рамках профессии, обращают внимание на стиль руководства, предлагаемый компенсационный пакет и особенности корпоративной культуры. Подбор секретарей и другого административного персонала следует вести с учетом конкретных задач, которые лягут на нового работника.
Как найти секретаря
В первую очередь стоит выяснить для каких задач нужен секретарь или офис менеджер и точно определить его функционал. Совершенно разные требования предъявляются к личному помощнику руководителя и офис менеджеру компании. Исходя из этого их надо по-разному оценивать, следует использовать другой набор компетенций. Необходимо установить критерии опыта работы, прописать профессионально важные качества позиции и знания отраслевой специфики. Следует учитывать что, взаимодействие работника и руководства должно быть эффективным и не причинять неудобств. Далее устанавливаются критерии опыта работы и знания отраслевой специфики. Взаимодействие работника и руководства должно быть эффективным, не причиняющим неудобств.
После составления профиля подходящего специалиста, следует задаться другим важнейшим вопросом — где найти секретаря? Традиционно для привлечения кадров используют средства массовой информации, открытые и закрытые интернет-ресурсы, рекомендации коллег и знакомых. Высокую эффективность демонстрируют специализированные сайты по подбору персонала. Также можно обратиться в кадровое агентство: они располагают собственными базами резюме, постоянно актуализируемыми и пополняемыми, а также знают как оценить и выбрать лучшего секретаря.
Включение в рабочий процесс
Подобрав подходящего сотрудника, следует адаптировать его в новых условиях. Большую роль здесь играют деловые коммуникации внутри коллектива. Некоторое время требуется выделить на привыкание секретаря к обстановке, знакомство с ключевыми сотрудниками и освоение механики рабочих процессов. Если пренебречь этой процедурой, специалист может не продемонстрировать высокие результаты труда на протяжении испытательного срока.
Также большую роль в эффективности труда нового сотрудника играет верно подобранная мотивация. Помимо денежной компенсации это могут быть привилегии, послабления в рабочем графике. В зависимости от манеры работы и склада характера могут применяться различные виды мотивации.
Комплекс задач по поиску, оценке и адаптации административного персонала можно делегировать профильной компании. Сотрудники HR-PROFI обладают обширным опытом в этой сфере и знают, как найти ответственного офис-менеджера в сжатые сроки.